اهم وظائف بخش دبیرخانه

 

 

-          نظارت بر حسن جریان ثبت نامه ها ( وارده و صادره) و شماره آنها در اتوماسيون اداري

 

-          اسكن نمودن كليه نامه هاي ورودي اعم از اداري و دانشجويي

 

-          كنترل نمودن سايت بخشنامه ها و اخذ فايل بخشنامه و ثبت در سيستم اتوماسيون اداري

 

-          كنترل نمودن ايميل مركز و دريافت فايل نامه هاي وارده به ايميل و ثبت در  اتوماسيون اداري

 

-          ايميل كردن نامه هاي آماده شده به سازمان و منطقه

 

-          كنترل نمودن اطلاعيه هاي كه برروي سايت اصلي سازمان گذاشته مي شود وثبت آن در اتوماسيون

 

-          بازبینی و رسیدگی به روند تفکیک و توزیع نامه ها و حسن انجام امور مربوط به فاکس و حصول اطمینان از خوانا بودن بودن متن فاکس متون نامه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، فاکس و ...

 

-          تهیه صورت نیاز های دبيرخانه و نظارت و رعایت صرفه جوئی در مصرف آنها

 

-          نظارت بر امور بایگانی اسناد و بایگانی محرمانه برای حفظ سوابق مربوط

 

-          بررسی حسن انجام امور بایگانی کارمندی و نگهداری سوابق نامه ها

 

-          برنامه ریزی و تقسیم کار برای تسهیل و بهینه سازی روند کار تایپیست و نظارت بر حسن انجام کار و به حداقل رساندن خطاهای محتمل در بخش تایپ و ماشین نویسی

 

-          تحویل نامه های محرمانه به مخاطب ذینفع

 

-          عودت نامه های بدون امضاء و ضمائم به مبادی مربوطه

 

پنج شنبه 23 آذر ماه 1396
Ariana Informatics Group - گروه داده ورزي آريانا